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就活生のための電話・メールマナー講座
「BeCAL(ビーカル)」掲載企業へのアポイントの取り方
掲載企業 には、問い合わせのための連絡先、担当者名、メールアドレスを記載しています。電話やメールでの連絡がスムーズにいくように基本的なトークと文例を用意しました。活用してください。
Step１：電話連絡の方法
言葉づかいの基本として、以下の点を押さえてください。
① 自分のことは「わたくし」と言うのが基本です。
② 相手のことは「○〇様」と敬称をつけて呼びます。
③ お願いするときは「恐れ入りますが」で始め「をお願いできますか」と結びます。
④ 断るときは「申し訳ございません」と言ってから、理由を伝えましょう。
⑤ お礼の言葉は「ありがとうございます」「ありがとうございました」
⑥ 学生言葉「わたし的には～」「～いいっすか？」などは気をつけましょう。
⑦ 語尾を伸ばしたり、会話の最後が聞こえないような話し方もNGです。
電話での連絡方法については次の流れで行ってください。
携帯電話から連絡する際は、周りがうるさくない静かな場所を選び、次の流れで電話を掛けましょう。また事前に伝えるべき要点をメモに書き出し、見ながら話すと安心です。
電話に出られる方は、優しい方々ばかりです。
皆さんから電話がくることを、待ち望んでいます。
呼吸を整えて、ゆっくりとていねいにお話をして下さい。
① 自分から名乗り、挨拶する
「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし〇〇大学の▲▲と申します」
② 目的を告げる
「BeCAL(ビーカル)を拝見し、お話をお聞かせ頂きたくご連絡させていただきました。
ご担当の◇◇様、いらっしゃいますでしょうか」
担当者不在の場合
慌てず「恐れ入りますが、いつ頃お戻りでしょうか？」と時間を確かめておく
「◇◇は、○○に戻ります。」
「ありがとうございます」
「それでは、○日の○時に改めてご連絡をさせて頂きます。」
「◇◇様に、よろしくお伝え下さい。」
③ 担当者が出た場合
手短に用件を伝える
「初めまして、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します」
「今、お時間よろしいでしょうか？この度、「ビーカル」の採用情報を読ませていただき、今後のインターンシップのご予定や説明会の開催について、お伺いしたくご連絡をさせていただきました。」
④ 電話を切る前に再度確認する
「それでは、復唱させて頂きます。説明会の日程は、〇月〇日〇時からで承知しました。」
「ぜひ参加させて頂きます。」
「どうぞよろしくお願いいたします。ありがとうございました。」
「失礼いたします。」
電話を切るときは、先方の受話器を置く音を聞いてから切ること。先に切らないようにして下さい。
Step２：メールでの問い合わせ方法
手軽でもマナーはしっかりと守る
① 言葉づかいはていねいに
時候の挨拶は不要だが、言葉づかいはていねいにしよう
② 用件がすぐわかるように
何のメールか担当者がわかる簡潔なタイトルをつけよう
③ 読みやすいレイアウトに
適度に改行を入れて読みやすくなることも大切
宛先〇〇株式会社 採用ご担当者様
件名求人資料送付のお願い
採用ご担当者 様
突然のメールで失礼いたします。
私、〇〇大学 〇〇学部 の〇〇〇〇と申します。
私は現在、就職活動をしており「ビーカル」に掲載された
御社の企業紹介を大変、興味を持って拝読させて頂きました。
特に環境問題への新たな提案をグローバルに展開されている企業姿勢に強く
惹かれました。
※ビーカルを読んで、惹かれる点があったら、率直に伝える事も大事です。
つきましては、御社のことをもっと知りたく、今後のインターンシップの予定や企業説明会の開催についてお聞かせ頂けませんでしょうか？
また会社案内など、採用に関する資料などございましたらご送付いただきたく
お願い申し上げます。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒、よろしくお願い申し上げます。
最新の情報とは異なる場合がありますので、ご確認の上、お出かけ下さい。
